Les notifications automatiques de PROVIGIS ne sont pas des communications marketing.
Provigis est mandaté par des organisations donneuses d'ordres pour la gestion et le suivi de la conformité de leurs tiers.
Par conséquent, si vous êtes suivi dans Provigis, et que vous ne l'avez pas choisi, c'est que vous êtes référencé par un donneur d'ordres en tant que Tiers (Fournisseur, prestataire, sous-traitant...). Dans ce cas, vous recevez toutes les semaines deux types de relances émises par Provigis :
- une pour activer votre compte utilisateur ;
- une pour mettre les documents en conformité.
Vous ne pouvez pas vous désinscrire de ces notifications car il y a un objectif légal pour les donneurs d'ordres qui sont soumis à des obligations réglementaires telles que la lutte contre le travail dissimulé ou encore la lutte contre la corruption.
PROVIGIS en tant que tiers de collecte Probatoire (membre de la FNTC) les aide à suivre leurs tiers et obtenir les documents légaux, réglementaires et spécifiques nécessaires à la gestion et au suivi de la relation commerciale.
Je ne connais pas le/les clients pour lesquels je suis relancé !
Il arrive que les contrats des organisations donneuses d'ordres soient souscrits par les maisons mères ou les Groupes. Par conséquent, le nom des clients sur votre tableau de bord ou dans les relances peut être inconnu pour vous.
N'hésitez pas à soumettre un formulaire d'assistance afin que nous apportions des réponses à vos questions.
👉 Comment avez-vous obtenu mon e-mail ?
Dans le cadre du suivi de son référentiel, l'organisation donneuse d'ordres dispose de contacts pour ses tiers, qui sont renseignés directement par un membre de leur équipe sur la plateforme. Ces contacts peuvent également être transmis à Provigis pour des opérations d'import en masse. Chaque contact devient alors un compte utilisateur sur Provigis.
👉 Mais je n'ai aucun accès aux documents demandés !
Une gestion des utilisateurs est possible sur chaque compte Tiers depuis l'onglet Ma société > Administration > Utilisateurs. Si vous êtes le premier utilisateur, vous serez de fait référencé comme administrateur du compte. Depuis l'onglet Ma société Vous pouvez ajouter des utilisateurs ou les supprimer, régénérer des mots de passe, modifier les droits d'accès .... Si vous n'êtes pas administrateur , nous pouvons vous aider. Une fois connecté, faites une demande d'assistance, c'est gratuit, et nous pourrons vous guider.
👉 Je ne travaille plus avec le client qui me demande des documents ?
Nous avons mis en place des outils qui permettent de suspendre les relances dans certains cas. La fonctionnalité de mise en veille est à votre disposition pour suspendre les relances d'un donneur d'ordres. Dans la section mes clients, cliquez sur l'enveloppe située à droite de l'onglet "compléter" et sélectionner le motif de désactivation des notifications. Une alerte sera adressée à votre donneur d'ordres qui pourra alors prendre contact avec vous pour mettre fin au suivi de votre entité.
👉Je souhaite que vous retiriez mon établissement et mon compte utilisateur de Provigis !
Vous avez le droit de demander le retrait de votre compte utilisateur et PROVIGIS ne s'y opposera pas.
Vous pouvez à tout moment soumettre un formulaire d'assistance pour demander le retrait de votre compte utilisateur. En revanche la suppression de votre compte entreprise est soumise à l'approbation de l'organisation donneuse d'ordres. Vous pouvez contacter notre assistance par le biais du formulaire qui prendra contact avec un interlocuteur de l'organisation donneuse d'ordres pour confirmer le retrait de votre entité du suivi sur la plateforme. Les risques sont néanmoins importants et peuvent impacter de manière directe ou indirecte la relation commerciale entretenue avec l'organisation donneuse d'ordres.
Il est important de bien prendre en compte :
- qu'un client qui ne peut plus respecter les règles que lui impose l'état pourrait décider de ne pas contractualiser avec vous et de ne plus vous fournir de prestation
- qu'une fois que nous vous aurons radié, plus aucun donneur d'ordres ne pourra vous suivre dans PROVIGIS ;
- que l'obligation de vigilance prévaut sur le RGPD et que nous conserverons les documents que vous auriez déjà enregistrés pendant la durée légale.
Pour demander le retrait de votre compte, vous pouvez utiliser le bouton Assistance disponible sur votre compte Provigis ou soumettre un formulaire d'assistance.